培训和教程

金融与商务服务部为大学行政人员提供培训机会 与财务、采购和付款政策和流程相关的工作人员和mpp. 培训是通过 formal class sessions, via 在线教程或手册, and in Finance Open Lab.

新员工——入门

• 第一步:参加财务培训课程

  • 为了进入我们的财务系统，您需要填写一份财务表格 overview course:

    • Staff must complete FIN101金融概论 请求一级创建或二级创建+权限.
      
      
    • 经理和部门主席必须完成 FIN201管理人员财务概述 申请三级审批权限.

    
    请提交请求 金融及商业服务及培训.

    你可能也有兴趣参加我们的 推荐金融培训课程.

• 步骤2:请求访问财务系统

  • 在完成所需的培训后，您必须提交一份 财务系统访问请求表格 .

    系统将提示您在FTS中选择所需的访问类型. There are four options:

    • Level 1 Create: 允许部门员工创建事务.
    • Level 2 Create+: 允许部门员工创建交易并批准特定类型的交易 per the DAAFE指引[pdf].
    • Level 3 Approval: 允许经理和部门主席创建和批准事务.
    • Super User: 允许学院或部门员工修改旅行审批路由结构.

    
    一旦您的审批官员批准了请求，它将转到CMS安全 他们会允许你申请上海大学的财务申请.

• 第三步:申请一张ProCard和/或GoCard

  • 如果你负责为你的部门采购商品和服务，你 can submit a ProCard/GoCard申请表格 申请学校颁发的采购卡.

    1. ProCard是一种信用卡，可以用来购买各种各样的低美元 物品，办公用品和有限的服务.
    2. GoCard是一种可用于预付旅游相关费用的信用卡 获授权的大学旅行.

    
    ProCard和GoCard项目协调员将在此之前提供项目概述 issuing your card(s).

• 第四步:订阅financieconnect博客

  • 所有负有财务责任的员工都应该订阅FinanceConnect 通过博客获取有关财务政策和流程变化的最新信息.

    1. Go to the FinanceConnect Blog.
    2. 寻找页面右下角的订阅按钮.
       
    3. 输入您的菠菜网lol正规平台电子邮件地址.
    4. 点击“订阅我”!”
• 第五步:熟悉我们的政策和指导方针

  • 财务和商业服务部维护大学相关的政策和指导方针 到财务活动. 雇员应参阅财经及商业服务 政策及指引 在为部门做财务或采购决策时.

• 第六步:浏览资源并提出问题

  • 员工可获得其他资源:

    1. Review our Finance Tutorials 有关财务任务的分步说明.
    2. Attend our 金融培训课程 深入了解我们的系统.
    3. Attend a Finance Open Lab 1-1会议协助财务指导方针和流程.
    4. 联系financieconnect financeconnect@yihetianquan.com 或408-924-1558咨询有关财务政策/指导方针、流程或财务的问题 applications.

了解我们的财务系统

圣何塞州立大学有四项金融活动申请. You can 通过该大学的应用程序门户网站访问 one.菠菜网lol正规平台.edu.

• 金融交易服务

  • FTS is used for:

    • 向合同和采购服务部传达采购请求 services.
    • 发送直接付款，员工/学生报销，或旅行报销 向付款服务部门申请凭证.
    • 提交商务旅行授权.
      在各个部门之间转移预算和费用.
      向其他校园部门支付服务费用.
    • 批准购买/付款请求和转账.
    • 调整已处理的工资费用.
    • 为未完成的采购订单或申请单请求变更订单.
    • 将您签署的ProCard和GoCard对账单提交给支付服务部门.
• 共同财务制度

  • CFS is used for:

    • 检查采购或付款请求的状态.
    • 查看并下载每月的购买对账单 使用大学的ProCard或GoCard.
• CFS Data Warehouse

  • CFS Data Warehouse is used for:

    • 管理采购订单负担.
    • 根据年度支出报告预测预算需求.
    • 监督和协调部门的财务活动.
• CSUBUY

  • CSUBUY is used for:

    • 从网上商店订购各种有形物品(包括史泰博和 亚马逊)使用大学的ProCard.
    • 让加州州立大学(CSU)在大范围内协商合同价格 of products.
• PaymentWorks

  • PaymentWorks is used for:

    • 通过收集税务和银行信息帮助新供应商入职.
    • 根据第三方来源验证业务细节.
    • 向供应商提供发票和付款信息.

金融培训课程

为了进入我们的财务系统，员工必须完成所需的财务 introduction course. 您也可以参加我们推荐的课程，其中提供了一步一步 具体财务活动的说明.

• 申请财务系统培训
  • 请在申请之前查看以下课程描述 金融及商业服务及培训.
• 财务系统访问必修课程

  • FIN101金融概论

    一级创建、二级创建+系统接入

    本课程概述了上海州立大学有关部门收购的政策 商品和服务以及财务管理，以及有关支持的信息 以及由财经及商业服务处提供的服务.

    FIN201管理人员财务概述

    需要3级审批系统访问
    

    申请财务和商业服务培训

    本课程概述了审批官员的财务角色和责任。 用于请求和批准交易和财务政策的财务系统 and guidelines.

• Recommended Courses

  • FIN102 ProCard程序概述

    [Restricted to ProCard applicants]

    本课程为新持卡人提供ProCard计划的概述. The course 将包括上海外国语大学的《菠菜网lol正规平台》并说明持卡人的责任 确保采购交易符合州和联邦法律. This 课程不包括任何辅助的ProCard程序.

    FIN103 GoCard计划概述

    [Restricted to GoCard applicants]

    本课程为新持卡人提供了GoCard计划的概述. The course 将涵盖上海外国语大学的GoCard手册，并解释持卡人的责任 确保旅行交易符合州和联邦法律. This course 不包括任何辅助GoCard计划.

    FIN104申请单和凭证

    本课程提供如何使用金融交易服务的指导 网站创建和编辑申请单，直接付款和员工/学生报销.

    FIN106财务数据仓库

    本课程介绍了财务数据仓库的使用 按部门运行财务报告. 本课程提供指导和实践 练习导航、创建报表、报表类型以及理解 报告中显示的信息.

    FIN107预算和费用转移

    本课程解释何时使用费用和预算转移，并演示如何使用 在金融交易服务系统(FTS)输入转帐日记账. This course is 建议请求2级系统访问权限的用户使用.

    FIN108人力资源费用调整

    本课程指导用户如何更正前一个月薪水的图表字段 这是在本财政年度内公布的. 这种访问通常仅限于一次 部门/学院内的用户.

    FIN202 ProCard/GoCard审批官员概述

    本课程的目的是给审批官员的ProCard和概述 GoCard计划，并解释如何审查月度报表和检查欺诈 activity.

    FIN301 ProCard/GoCard对账工作坊

    查看ProCard/GoCard工作坊时间表

    这是一个关于ProCard/GoCard的非正式研讨会. New and 当持卡人需要帮助时，我们鼓励他们参加工作坊 或对ProCard/GoCard有疑问.
    
    研讨会的前30分钟将提供和解的概述 process. 之后，工作坊开放给持卡人提问或寻求 协助他们完成和解.

    Defensive Driving

    本次研讨会通过视频，讲座，测试和个人回顾安全驾驶技术 experience. 它符合加州州立大学的驾驶培训要求. 所有经常驾驶国家车辆的国家工作人员都应该参加并成功参加 完成至少每四年一次的防撞驾驶训练计划.

Finance Tutorials

金融和商业服务开放实验室

FABS开放实验室是金融和商业服务人员的非正式会议 可以回答有权限访问菠菜网lol正规平台的部门用户的问题 finance systems. 我们可以在以下几个方面提供帮助:

1. 理解采购和财务政策和指导方针
2. 在FTS中输入申请单或旅行许可/报销
3. Ordering from CSUBUY
4. 运行或查看CFS数据仓库报告
5. 管理采购订单负担
6. 完成PO变更订单请求
7. 记录收据及检查
8. 在电子发票中上传PO发票
9. 审核CFS中的PO/申请单信息
10. 检查订单发票，直接付款凭证或报销的付款状态 voucher
11. 浏览财经网站

请注意，开放实验室不能代替获得访问所需的培训 到我们的财务系统(CFS, FTS和CFS数据仓库)或ProCard/GoCard.

开放实验室时间表2024年1月至6月

除非特别说明，会议将从下午2点开始.m. to 4:00 p.m. 在下列日期:

• 1月12日(星期五)下午2-4点[行程调整]
• 1月26日(星期五)下午2-4点[行程更改]
• 2月2日，周五，下午2-4点
• 2月16日，周五，下午2-4点
• 3月8日，周五，下午2-4点
• 3月22日(星期五)下午2-4时[FABS产权负担工作坊]
• 4月5日，周五，下午2-4点
• 4月19日，周五，下午2-4点
• Friday, May 3, 2-4pm
• Friday, May 10, 2-4pm
• Friday, May 17, 2-4pm
• Friday, June 7, 2-4pm
• 6月14日，周五，下午2-4点
• Friday, June 21, 2-4pm

无需预约，只需登录并 join us via Zoom with your questions.